En el apartado de Gestión de firmas se encuentran los archivos pendientes por firmar, los que ya fueron firmados y los enviados a firmar.
El apartado de Gestión de firmas se puede visualizar desde el menú lateral del lado izquierdo de la plataforma.
La sección de Enviados brinda la posibilidad de llevar un registro de los archivos enviados a otros usuarios, lo que permite monitorear el estado actual del flujo de firma de cada archivo y conocer quién lo creó. De esta manera, es posible tener una visión completa del proceso de distribución y firma de documentos.
Los archivos pueden filtrase según su estado:
Pendientes: Archivos que aún no han sido firmados por el usuario o los usuarios.
Terminados: Archivos que han sido firmados por los respectivos usuarios, previamente asignados.
Las acciones que se pueden realizar por cada flujo de firma son:
Descargar: Descarga el flujo de firma en su estado actual.
Eliminar: Permite eliminar el flujo de firma.
Detalles: Muestra la información del flujo de firma y su trazabilidad.
El flujo de firma se compone de:
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- Estado del archivo (Pendiente o Terminado)
- Fecha y hora de creación
- Comentario realizado al momento de enviar el archivo
- Tamaño y tipo de archivo
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La trazabilidad se compone de:
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- Usuarios (Personas inmersas en el flujo de firma)
- Fecha y hora en la que el archivo fue firmado o cancelado
- Dirección IP que indica la interfaz de red de donde fue firmado el documento
- En caso de que el archivo fuera rechazado, se visualizan los detalles de esta acción.
- Si el usuario por algún motivo rechazó el archivo, la razón por la cual tomó esta acción se verá reflejada en “Detalles”. Cuando un usuario rechaza un archivo, el flujo de firma termina y el documento pasa a la pestaña de Terminados.
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Cuando los archivos terminan su flujo de firmas el sistema los traslada a la pestaña de Terminados y las acciones que se pueden tomar sobre estos son Eliminar, Descargar y ver Detalles.